Maklersoftware mit KI: Worauf Vermieter, Makler und Hausverwaltungen achten sollten
Von Hauspilot (Simpli GmbH, Bielefeld) · veröffentlicht am
Der Markt für Immobiliensoftware ist unübersichtlich: Makler-CRMs wie onOffice und Propstack, Portal-Werkzeuge, Hausverwaltungsprogramme und seit 2024 eine Welle von KI-Assistenten für die Anfragebearbeitung. Diese Seite ordnet die drei Werkzeugtypen ein, nennt die Fragen, die vor einem Vertrag beantwortet sein sollten, und zeigt, wo Hauspilot steht.
Welche Arten von Immobiliensoftware gibt es?
Drei Typen, die sich ergänzen statt ersetzen: Das CRM verwaltet Objekte, Kontakte und Dokumente und ist das Gedächtnis des Unternehmens. Portal-Werkzeuge übertragen Exposés an ImmoScout24 und andere Portale. KI-Assistenten übernehmen die Kommunikation mit Interessenten: antworten, qualifizieren, Termine buchen. Hauspilot verbindet Portalübertragung und KI-Assistenz und bindet das CRM an.
| Werkzeug | Aufgabe | Beispiele | Grenze |
|---|---|---|---|
| Makler-CRM | Objekte, Kontakte, Dokumente, Kalender, Provisionen | onOffice, Propstack, FlowFact | Kommunikation bleibt Handarbeit oder regelbasierte Vorlagen |
| Portal-Übertragung | Exposé auf Portale bringen (OpenImmo, Schnittstellen) | In CRMs enthalten oder eigenständige Dienste | Antwortet nicht auf Anfragen |
| KI-Assistent | Anfragen beantworten, qualifizieren, Termine buchen, erinnern | Hauspilot (Eva) und andere Anbieter | Braucht Objektdaten und Kalender aus CRM oder eigener Pflege |
Welche Fragen sollte man vor dem Vertrag stellen?
Zehn Fragen entscheiden, ob eine KI-Software im Alltag trägt: Welche Portale, welche Kanäle, antwortet sie auch nachts, nach welchen Regeln qualifiziert sie, hält sie die Datenschutz-Phasen für Mietinteressenten ein, in welche Kalender schreibt sie, was passiert bei Konflikten, kann sie Du und Sie, wo liegen die Daten, und was kostet sie je Nutzer ohne Einrichtungsgebühr.
- Portale: ImmoScout24, Immowelt, Kleinanzeigen über die offiziellen Schnittstellen, mit Foto-Abgleich statt Doppelupload?
- Kanäle: WhatsApp, E-Mail, Telefon, Website-Chat aus einem Posteingang?
- Erreichbarkeit: Antwort in Sekunden, rund um die Uhr, auch am Wochenende?
- Qualifizierung: Regeln des Vermieters (Einkommensregel kalt oder warm, Prozentsatz, Einzugstermin) oder Blackbox?
- Datenschutz: Einkommen erst nach erklärter Mietabsicht, Nachweise erst vor Vertrag, Löschung nach Absage, AV-Vertrag, Server in der EU?
- Kalender: Google, Outlook, onOffice, Propstack in beide Richtungen; wer gewinnt bei Konflikten?
- Tonalität: Du oder Sie je Kunde einstellbar, eigener Name der Assistentin?
- Übergabe: Kann ein Mensch jederzeit übernehmen, und sieht er den Verlauf?
- Vertrag: Monatlich kündbar, Preis je Nutzer, keine Einrichtungsgebühr?
- Verkauf: Finanzierungsstatus der Interessenten sichtbar, Anbindung an Finanzierer?
Was kostet Immobiliensoftware mit KI-Assistenz?
Makler-CRMs liegen je nach Anbieter und Paket meist zwischen 50 und 150 Euro je Nutzer und Monat, oft mit Einrichtungsgebühr und Jahresvertrag. KI-Assistenten werden je Nutzer oder je Objekt abgerechnet. Hauspilot kostet 97 Euro je Nutzer und Monat für Vermietung oder Verkauf, 149 Euro für beides, Telefonie 97 Euro pauschal, monatlich kündbar, ohne Einrichtungsgebühr.
Für die Rechnung zählt die eingesparte Zeit: Bei 50 Anfragen je Wohnung und drei bis fünf Nachrichten je Terminabstimmung entfallen 150 bis 250 Nachrichten je Vermietung. Bei zehn Vermietungen im Monat sind das mehrere Arbeitstage.
Für wen eignet sich Hauspilot und für wen nicht?
Hauspilot eignet sich für Vermieter ab einigen Einheiten, Makler im Verkauf und Hausverwaltungen mit Leerstand und Mieterkommunikation, die ihr bestehendes CRM behalten und die Kommunikation automatisieren wollen. Es eignet sich nicht für Unternehmen, die ein neues Komplett-CRM mit Buchhaltung und Nebenkostenabrechnung suchen; diese Funktionen bleiben im Hausverwaltungsprogramm.
Das Onboarding dauert ein Gespräch: Anrede, Name der Assistentin, Einkommensregel, Kalender und Portale werden gemeinsam eingerichtet, danach läuft der erste Lead im Test durch, bevor echte Anfragen kommen.
Häufige Fragen
Ersetzt Hauspilot mein onOffice oder Propstack?
Nein. Hauspilot bindet beide an: Objekte und Kalender werden synchronisiert, die Kommunikation übernimmt Eva. Das CRM bleibt das System, in dem Sie Kontakte und Dokumente führen.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Ein Onboarding-Gespräch von etwa einer Stunde plus die Verknüpfung von WhatsApp, Kalender und Portalkonten. Der erste Testlauf findet im selben Gespräch statt.
Gibt es eine Mindestlaufzeit?
Nein. Hauspilot ist monatlich kündbar, es gibt keine Einrichtungsgebühr.