ImmoScout24-Anfragen automatisch beantworten: per WhatsApp, E-Mail und Telefon
Von Hauspilot (Simpli GmbH, Bielefeld) · veröffentlicht am
Die meisten Portalanfragen kommen abends und am Wochenende, wenn niemand im Büro ist. Wer am nächsten Werktag antwortet, hat die besten Interessenten oft schon an schnellere Anbieter verloren. Diese Seite beschreibt, wie eine automatische Antwort auf ImmoScout24-, Immowelt- und Kleinanzeigen-Anfragen funktioniert, welche Kanäle sinnvoll sind und wo die Grenzen der Automatisierung liegen.
Wie werden ImmoScout24-Anfragen automatisch beantwortet?
Die Anfrage wird über die Schnittstelle des Portals oder per E-Mail-Weiterleitung in die Vermietungssoftware übernommen. Eine KI-Assistentin antwortet innerhalb von Sekunden auf dem Kanal, den der Interessent angegeben hat, beantwortet Fragen zum Objekt aus dem Exposé und bietet den nächsten Schritt an: Online-Besichtigung, Terminwahl oder Rückruf. Der Vermieter sieht jede Konversation mit.
Bei Hauspilot wird das Objekt einmal angelegt und mit einem Klick auf ImmoScout24, Immowelt und Kleinanzeigen veröffentlicht. Anfragen aller drei Portale laufen in einem Posteingang zusammen. Eva antwortet in unter 60 Sekunden, auch nachts, in der Anrede, die der Vermieter festgelegt hat (Du oder Sie), und mit dem Wissen aus dem Exposé: Zimmer, Fläche, Miete, Verfügbarkeit, Energieausweis, Haustiere, Stellplatz.
Welcher Kanal ist für die Antwort am besten: WhatsApp, E-Mail oder Telefon?
WhatsApp hat die höchste Antwortquote, weil Interessenten dort innerhalb von Minuten reagieren; E-Mail ist Pflicht für alle, die keine Handynummer angeben; Telefon erreicht ältere Zielgruppen und Interessenten mit komplexen Fragen. Die beste Lösung antwortet auf dem Kanal der Anfrage und bietet den Wechsel an, statt einen Kanal zu erzwingen.
| Kanal | Stärke | Schwäche | Einsatz bei Hauspilot |
|---|---|---|---|
| Schnelle Antworten, Terminwahl per Tipp, Dokumente per Link | Nummer muss vorliegen, Opt-in nötig | Standard, sobald eine Mobilnummer angegeben ist | |
| Immer vorhanden, Exposé und Links gut lesbar | Antwortzeiten von Stunden bis Tagen | Erste Antwort an alle, Rückfallkanal | |
| Telefon (KI-Stimme) | Erreicht alle Altersgruppen, klärt Fragen in einem Gespräch | Höherer Aufwand, nicht jeder will mit einer KI sprechen | Zusatzmodul: Eva nimmt Anrufe an und ruft zurück, Gesprächsnotiz landet beim Kontakt |
Was darf die automatische Antwort fragen und was nicht?
In der ersten Antwort sind nur Fragen zum Besichtigungswunsch und zum Termin zulässig. Einkommen, Haushaltsgröße oder Beruf dürfen erst abgefragt werden, nachdem der Interessent sein Mietinteresse erklärt hat, zum Beispiel nach der Online-Besichtigung. Nachweise folgen erst vor dem Vertrag. Diese Reihenfolge ergibt sich aus der Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz vom Januar 2024.
Ebenso wichtig: Die KI trifft keine Vermietungsentscheidung. Sie sortiert nach den Regeln des Vermieters vor (Interesse erklärt, Einkommensregel erfüllt, Einzugstermin passt) und legt die Auswahl dem Vermieter vor. Die Zusage gibt ein Mensch.
Was bringt die schnelle Antwort messbar?
Drei Effekte: Die Besichtigungstermine stehen am selben Tag statt nach drei bis fünf Nachrichten über mehrere Tage, der Vermieter spricht nur noch mit Interessenten, die Interesse erklärt und die Einkommensregel erfüllt haben, und keine Anfrage bleibt unbeantwortet. Bei einer Wohnung mit 50 Anfragen entfallen rund 150 bis 250 manuelle Nachrichten.
- Antwort in unter 60 Sekunden, rund um die Uhr, auch am Wochenende
- Ein Posteingang für ImmoScout24, Immowelt, Kleinanzeigen, Website und WhatsApp
- Qualifizierung nach den Regeln des Vermieters, nicht nach Bauchgefühl
- Absagen gehen automatisch und freundlich an alle anderen, sobald vermietet ist
Häufige Fragen
Brauche ich für Hauspilot einen eigenen ImmoScout24-Vertrag?
Ja. Hauspilot veröffentlicht über die offizielle Schnittstelle in Ihrem bestehenden ImmoScout24-Konto; die Portalkosten bleiben bei ImmoScout24. Immowelt und Kleinanzeigen werden ebenfalls über Ihr jeweiliges Konto angebunden.
Merkt der Interessent, dass er mit einer KI schreibt?
Eva stellt sich als digitale Assistentin des Vermieters vor und übergibt auf Wunsch jederzeit an einen Menschen. Verdeckte Automatisierung schadet dem Vertrauen und ist bei Telefonaten ohnehin kennzeichnungspflichtig.
Was passiert mit Anfragen, die Eva nicht versteht?
Sie werden dem Vermieter mit dem bisherigen Verlauf zur Beantwortung vorgelegt. Eva beantwortet nur, was im Exposé oder in den hinterlegten Antworten steht; Zusagen, Preisnachlässe oder Mietvertragsänderungen macht sie nie.