Besichtigungstermine automatisch buchen: Einzeltermin, Sammeltermin oder Video
Von Hauspilot (Simpli GmbH, Bielefeld) · veröffentlicht am
Terminabstimmung ist der teuerste Teil der Vermietung: Jede Anfrage braucht drei bis fünf Nachrichten, bis ein Termin steht, und ein Teil der Interessenten erscheint trotzdem nicht. Diese Seite beschreibt, wie eine automatische Buchung abläuft, welche Terminformen sich für welche Objekte eignen und welche Maßnahmen die Ausfallquote senken.
Wie funktioniert eine automatische Terminbuchung für Besichtigungen?
Der Vermieter gibt Zeitfenster frei, die Software bietet sie dem Interessenten direkt im Chat an, trägt den gewählten Termin in den Kalender ein und erinnert beide Seiten vor dem Termin. Eine KI-Assistentin übernimmt dabei das Hin und Her per WhatsApp, E-Mail oder Telefon; der Vermieter sieht nur noch die gebuchten Termine und die Qualifizierung dahinter.
Bei Hauspilot läuft es so: Die Anfrage kommt von ImmoScout24, Immowelt, Kleinanzeigen oder der eigenen Website. Eva antwortet, schickt den Link zur Online-Besichtigung, und wer Interesse erklärt und die Einkommensregel erfüllt, bekommt die freien Termine zur Auswahl. Der Termin landet im Google-, Outlook-, onOffice- oder Propstack-Kalender; steht dort schon etwas, wird nicht gebucht.
Einzeltermin, Sammeltermin oder Online-Besichtigung: Was eignet sich wann?
Die Online-Besichtigung per Video ist der erste Filter für jedes Objekt, weil sie die Hälfte der Interessenten ohne Aufwand aussortiert. Sammeltermine mit Kapazität eignen sich für gefragte Wohnungen mit vielen Bewerbern, Einzeltermine für hochpreisige Objekte und für die Endauswahl. Ein Telefontermin ersetzt die Besichtigung für Interessenten, die erst Fragen klären wollen.
| Terminform | Geeignet für | Aufwand je Interessent | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Online-Besichtigung (Video) | Jedes Objekt als erster Schritt | Null, einmal aufnehmen | Interesse-Button danach erklärt die Mietabsicht (Datenschutz-Phase 2) |
| Sammeltermin mit Kapazität | Viele Bewerber, Standardwohnungen | Gering, 15 bis 30 Minuten je Gruppe | Kapazität je Slot begrenzen, sonst leidet der Eindruck |
| Einzeltermin | Hochpreisige Objekte, Endauswahl | Hoch, 20 bis 40 Minuten je Person | Nur nach Qualifizierung anbieten |
| Telefontermin | Interessenten mit Vorfragen, Fernumzug | Mittel, 10 Minuten | Oft Vorstufe zum Einzeltermin |
Wie senkt man die Ausfallquote bei Besichtigungen?
Drei Maßnahmen wirken zusammen: Termine nur an Interessenten vergeben, die ihr Interesse ausdrücklich erklärt haben; automatische Erinnerungen 48 Stunden, 24 Stunden und eine Stunde vorher mit der Möglichkeit, per Antwort abzusagen; und bei Sammelterminen eine Überbuchung von etwa 20 Prozent einplanen. Wer absagt, gibt den Platz frei, der automatisch nachbesetzt wird.
- Erinnerung 48 Stunden vorher mit Adresse und Ansprechpartner
- Erinnerung 24 Stunden vorher mit Bitte um Bestätigung
- Erinnerung eine Stunde vorher mit Anfahrt
- Absage per Antwort möglich, Platz wird an die Warteliste vergeben
- Nach dem Termin automatische Nachfrage: Interesse ja oder nein
Was muss die Kalenderanbindung können?
Sie muss in beide Richtungen arbeiten: freie Zeiten aus dem Kalender des Vermieters lesen, gebuchte Besichtigungen dort eintragen und Konflikte vermeiden. Die verlässlichste Regel lautet: Der Kalender des Vermieters gewinnt. Steht dort ein Eintrag, wird der Slot nicht angeboten, auch wenn er in der Vermietungssoftware als frei markiert war.
Hauspilot synchronisiert mit Google Kalender, Outlook, onOffice und Propstack. Terminänderungen aus dem CRM des Maklers werden übernommen, Erinnerungen laufen über WhatsApp und E-Mail, auf Wunsch auch per Telefon.
Häufige Fragen
Kann ich Sammeltermine mit einer maximalen Teilnehmerzahl anbieten?
Ja. Je Zeitfenster wird eine Kapazität hinterlegt. Ist sie erreicht, wird das Fenster nicht mehr angeboten; Absagen geben Plätze wieder frei.
Was passiert, wenn ein Interessent nicht erscheint?
Der Termin wird als nicht wahrgenommen markiert, der Interessent bekommt eine Nachricht mit der Frage, ob er einen neuen Termin möchte. Erscheint er zweimal nicht, wird er nicht erneut eingeladen.
Brauche ich für die Online-Besichtigung eine professionelle Aufnahme?
Nein. Ein ruhiger Rundgang mit dem Smartphone im Querformat von zwei bis vier Minuten reicht. Wichtig sind Tageslicht, alle Räume und ein Blick aus dem Fenster.